Die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums ist besonders wichtig, nicht nur, damit Sie gerne in Ihrem Objekt wohnen, sondern auch, damit sich Ihr Objekt fortlaufend in einem guten Zustand befindet, sodass der Wert erhalten bleibt und weiter wächst. Wir übernehmen diese Aufgabe mit unserer Hausverwaltung, indem wir für die Instandhaltung Ihres Objektes Sorge tragen. Größere Maßnahmen und deren Umsetzung werden selbstverständlich ebenfalls von uns begleitet und betreut.
Erstellung Heizkostenabrechnung
Neben der Wohngeldabrechnung gibt es ebenfalls die Erstellung der Heizkostenabrechnung, als Teil der Wohngeldabrechnung, um die sich gekümmert werden muss. Diese Abrechnung widmet sich der verbrauchsorientierten warmen Nebenkosten, die durch die Wärmelieferung und Warmwasserlieferung der Immobilie entstehen. Im Regelfall passiert dies durch ein externes Abrechnungsunternehmen, welches seine Zähler im Objekt einbaut, abliest und jährlich abrechnet. Dabei sehen wir unsere Aufgabe als Verwaltung darin, diesen Vorgang für Sie zu organisieren und vor allem zu überwachen.
Erstellung Vermögensbericht
Neben der jährlichen Abrechnung über das Wohngeld und die Heizkosten ist seit der WEG-Novelle die Aufstellung eines Vermögensberichtes verpflichtend geworden. Der Vermögensbericht beinhaltet das gesamte Vermögen der Wohneigentümergemeinschaft und zeigt Ihnen als Eigentümern den Stand der Erhaltungsrücklagen und wesentliche Bestandteile des Gemeinschaftsvermögens auf. Dabei können Sie in ihm nicht nur die Kontensalden finden, sondern auch andere Vermögenswerte wie beispielsweise Winterdienstgeräte. Dieser wird jährlich von uns neben den Abrechnungen erstellt.
Dienstleisterkommunikation
Für eine Wohneigentümergemeinschaft ist die Dienstleisterkommunikation unumgänglich. Dabei sind die Verbindungen mit verschiedenen Dienstleistern gemeint, wie mit Versorgern, Winterdiensten sowie Angelegenheiten mit der Kommune. Dieser Prozess nimmt häufig viele Stunden Ihrer Zeit für Absprachen in Anspruch, wodurch Ihnen weniger Zeit für ihr Privatleben bleibt. Dieser Aufwand wird von uns als eine Selbstverständlichkeit übernommen, die Ihnen mehr Zeit für andere Dinge ermöglicht.
Erstellung Beschlussprotokoll
Nach Durchführung der Eigentümerversammlung ist durch den Verwalter ein Versammlungsprotokoll zu erstellen. Dieses Versammlungsprotokoll ist dafür da, dass die Versammlung rechtlich abgeschlossen und verschriftlicht wird. Zudem bietet das Protokoll für Nichtanwesende die Möglichkeit, die Versammlung nachverfolgen zu können. Ebenso wird nach der Versammlung eine Beschlussniederschrift erstellt, sofern ein Beschluss vorliegt. Diese Beschlussniederschrift legt dar, was in der Eigentümerversammlung beschlossen wurde, darunter gehört beispielsweise die Wohngeldabrechnung. Wichtig ist, dass die Beschlusssammlung alle Beschlüsse ordnungsgemäß und richtig aufführt und auf diesem Wege die Beschlüsse der Gemeinschaft verfestigt.
Ordnungsgemäße Buchführung
Die Kosten, welche die WEG zu tragen hat, müssen abgerechnet werden und bedürfen dabei eine Überprüfung durch ein geübtes Auge. Jede Rechnung, die bezahlt werden muss und jede Lastschrift, die eingezogen wird, wird durch uns als Verwaltung für Sie überprüft. Wir kontrollieren dabei, ob der Betrag angemessen, beziehungsweise richtig ausgewiesen ist und ob die Arbeiten entsprechend ausgeführt wurden oder ob es möglicherweise Mängel oder Unstimmigkeiten in der Arbeitsleistung gibt. Dies führt dazu, dass Sie sich weniger Sorgen über Ihre Rechnungen machen müssen, indem wir Ihnen eine ordnungsgemäße Buchführung bieten.
Für die ordnungsgemäße Buchführung eröffnen wir im Namen der Eigentümergemeinschaft ein WEG-Konto und ein Erhaltungsrücklagenkonto. Indes über das WEG-Konto alle laufenden Zahlungen beglichen werden, sorgt das Erhaltungsrücklagenkonto für die saubere Trennung der Rücklagen, damit diese nicht allein buchhalterisch festgehalten werden. Selbstverständlich ändern wir bei Verwaltungsübernahmen alle Lastschriften und setzen die Kommunikation der gewünschten Änderungen mit sämtlichen Dritten um.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung, grundlegend. Wir achten stets auf dessen Einhaltung innerhalb aller Abläufe, die personenbezogene Daten beinhalten.
Erstellung Wohngeldabrechnung
Die Wohngeldabrechnung ist das Kernstück jeder Jahresabrechnung. Wir buchen über die ordnungsgemäße Durchführung unterjährig alle Positionen und erstellen daraufhin die Jahresabrechnung, welche Sie über alle Kosten und Einnahmen informiert. Nach der Erstellung der Wohngeldabrechnung wird diese vom Beirat überprüft. Den Abschluss findet dieses Verfahren bei der ordentlichen Eigentümerversammlung, bei der wir Ihnen die Abrechnung erläutern, sodass Sie als Gemeinschaft darüber abstimmen können.
Erstellung Wirtschaftsplan
Eine Wohneigentümergemeinschaft befasst sich innerhalb der individuellen Bedürfnisse der einzelnen Eigentümer mit dem Wirtschaftsplan, welcher jedem Mitglied der Gemeinschaft Planungssicherheit verschaffen soll und dadurch für eine ordnungsgemäß geführte Immobilie im Interesse aller sorgt. Die Verwaltung übernimmt die Erstellung des Wirtschaftsplans, sodass dieser von unserer Seite aus erarbeitet und in enger Kommunikation mit Ihnen als Eigentümern abschließend beschlossen werden kann. Dabei nehmen wir beispielsweise die Informationen über Preissteigerungen, welche sich teilweise aus den Vorjahren ergeben haben, in den Plan mit auf.
Mit verschiedenen Eigentümern entstehen auch verschiedene Ansichten. Dabei ist es von hoher Relevanz, dass die Kommunikation zwischen Ihnen, als einzelne Personen gelingt. Wir als Verwaltung möchten dafür Sorge tragen, dass eine bestmögliche Kommunikation erreicht wird, indem die gemeinsamen Anliegen einen geregelten Ablauf besitzen und jede Stimme gehört wird. Die Verwaltung übernimmt dabei als Mediator die Kommunikation zwischen einzelnen Eigentümern, sodass eine reibungslose Kommunikation gewährleistet werden kann.
Leitung und Durchführung der Eigentümerversammlung
Damit ein gutes Klima innerhalb der Eigentümergemeinschaft entsteht, ist die Eigentümerversammlung ein entscheidender Faktor, der dies ermöglichen kann. Dabei sorgt die Eigentümerversammlung dafür, dass alle Eigentümer an einem Tisch zusammenkommen und über das gemeinsame Objekt sprechen. Dies beseitigt viele unbeantwortete Fragen und löst bestehende Probleme. Wir als Ihre Verwaltung sorgen dafür, dass eine geregelte Tagesordnung bei der Versammlung vorliegt, alle Anliegen besprochen werden und ein reibungsloser Ablauf beim Zusammenkommen stattfindet. Es wird zur Versammlung ordnungsgemäß eingeladen und ein rechtlich sicherer Rahmen geboten. Innerhalb der gemeinsamen Zeit werden selbstverständlich Sitzungsprotokolle erstellt und eine Beschlusssammlung verfasst.
Durchführung baulicher Veränderungen
Es kann sich durchaus der Fall ereignen, dass sich eine Eigentümergemeinschaft dazu entscheidet, eine bauliche Veränderung innerhalb des Gemeinschaftseigentums vorzunehmen. Dies kann beispielsweise das Errichten von neuen Garagen oder anderen Abstellmöglichkeiten sein. Wir setzen diese Maßnahmen gerne für Sie um. Sobald bei der Eigentümerversammlung über die bauliche Veränderung entschieden wurde, beginnen wir Ihren Beschluss umzusetzen, wobei wir nicht nur die vorgenommenen Arbeiten überprüfen, sondern zusätzlich dessen Abnahme durchführen.
Jeder der Eigentümer hat seinen Verpflichtungen in der Gemeinschaft nachzukommen. Dies bedeutet vor allem die Bezahlung des Hausgeldes und die ordnungsgemäße Mitwirkung am Allgemeinwohl der Gemeinschaft. Diese Verpflichtungen werden nicht nur vorausgesetzt, sondern auch per Mahnung eingefordert, sollten sie nicht erfüllt werden. Wir übernehmen das Mahnwesen im Bereich des Hausgeldes sowie weitere mögliche Abmahnungen, sofern dies nötig sein sollte. Darüber hinaus, erstreckt sich das Mahnwesen auch auf externe Anbieter, sobald diese ihre Leistungen gegenüber der Gemeinschaft nicht erbringen. Liegt solch ein Fall vor, beginnt unser Vorgehen mit Mahnungen oder sogenannten Abmahnungen und erstreckt sich im Ernstfall bis hin zur Vertretung in rechtlichen Belangen.
Aufstellung der Hausordnung
Um ein ordnungsgemäßes und möglichst harmonisches Zusammenleben in einer Gemeinschaft zu gewährleisten, ist eine Hausordnung in den meisten Fällen essenziell. Wir erstellen diese Hausordnung für Sie als Gemeinschaft, dabei achten wir auf rechtliche Aspekte sowie auf die besonderen Gegebenheiten der Gemeinschaft und der Immobilie. Dadurch erhalten Sie eine Hausordnung, die nach Möglichkeit wie maßgeschneidert für Sie angepasst wurde. Diese wird allen Eigentümern vorgelegt und gemeinsam beschlossen. Die Verwaltung steht dabei stets beratend zur Seite.
Vertretung in rechtlichen Belangen
Als Eigentümergemeinschaft kann man im Laufe der Jahre mit Wahrscheinlichkeit in einen Rechtsstreit geraten. Wir helfen Ihnen auch in diesem Belang. Dabei legen wir den Wert auf die Findung einer außergerichtlichen Lösung mit der gegnerischen Partei. Sollte es trotz dessen zu einem gerichtlichen Termin kommen, der eine fachliche Unterstützung erfordert, werden wir einen Rechtsanwalt beauftragen, welcher auf das entsprechende Rechtsgebiet spezialisiert ist. Dies sprechen wir mit Ihnen ab, sodass Sie über alles rechtzeitig und stets informiert sind.
